Bagaimana pengertian administrasi perkantoran secara umum? Secara umum, administrasi perkantoran merupakan kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik dalam sebuah organisasi. Umumnya, seorang karyawan yang bertugas sebagai administrasi perkantoran disebut sebagai administrator kantor atau manajer kantor.
Bagaimana pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli? Menurut George Terry, seorang peneliti dan penulis berjudul Principles of Management menyebutkan bahwa administrasi perkantoran merupakan suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran dan menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik. Di kantor terdapat berkas yang sangat penting dengan di lapisi map folder agar tidak lesuh .
Pendapat lain diutarakan oleh Prajudi Atmosudirdjo Direktur Lembaga Administrasi Negara yang pertama, yang menyebutkan bahwa administrasi perkantoran merupakan gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personel, dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan di kantor).
Bagaimana Ruang Lingkup Pekerjaan Administrasi Perkantoran?
Dari berbagai macam tugas administrasi perkantoran di atas, kita sebenarnya bisa memperkirakan apa saja yang harus dikerjakan. Dengan kita tahu cakupan atau ruang lingkup dari administrasi perkantoran, kiita dapat mempersiapkan diri mempelajari skill apa saja yang dibutuhkan nantinya. Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran itu meliputi:
1. Kegiatan kantor
Ruang lingkup ini mencakup perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling)
2. Sarana kerja kantor
Ruang lingkup ini mencakup bangunan atau gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, sampai mesin-mesin yang tersedia di kantor.
Seorang administrator harus bertanggung jawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, dan meminta pengadaan sarana serta prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang telah tersedia.
Apa Sih Tugas Dari Administrasi Perkantoran?
1. Berkomunikasi menggunakan telepon
Administrator kantor umumnya memiliki tugas yang paling penting yaitu berkomunikasi melalui telepon, penerimaan dan panggilan telepon dari luar. Pada tugas ini seorang administrator perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Untuk dengan kantor skala menengah kecil, biasanya yang merupakan tugas wajib adalah menjawab telepon. Tak seperti perusahaan besar, biasanya ada divisi lain seperti layanan pelanggan atau biasa kita kenal dengan customer service.
2. Membuat segala agenda kantor
Dengan adanya tugas untuk berkomunikasi via telepon, ;memunculkan kemungkinan adanya mitra yang menginginkan pertemuan dengan manajemen perusahaan atau juga dengan departemen lain. Tugas lain administrasi kantor ini juga diperlukan guna mempersiapkan agenda untuk kegiatan tersebut. Akan tetapi, untuk menjadwalkan suatu pertemuan, perlu komunikasi lebih lanjut dengan bagian lain sehingga jadwal bisa diatur dengan baik dan tidak ada berbenturan jadwal dengan yang lain.
3. Entri data pada perusahaan
Tugas selanjutnya yang penting diterapkan di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data atau rekap data. Data transaksi dari para pelanggan, data konsumen, serta informasi lainnya yang akan direkapitulasi. Namun, tidak semuanya di rekap sendirian. Jika perusahaan sudah mempunyai divisi lain, seperti divisi gudang, tugas admin office biasanya hanya sebuah rekap bahwa divisi lain sudah diusahakan.
Seorang yang bertugas sebagai administrasi kantor wajib memiliki ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap ulang untuk mempermudah saat pencarian.